Implementar um novo projeto de TI pode ser algo assustador e desafiador. Detalhes sobre custos, prazos, fornecedores e logística precisam ser bem estudados para o melhor gerenciamento do projeto e também para atender as expectativas dos usuários. Entender quais os motivos que levam a empresa a investir em um novo projeto tecnológico para o setor de Compras é uma questão que precisa ser respondida antes que o projeto saia do papel e para não correr riscos de desvios no meio do caminho.
Como o ecossistema de TI está em constante evolução. Muitas vezes, novas tecnologias surgem ou são aprimoradas e isso pode fazer com que o projeto seja revisto. E esse é apenas um motivo que pode fazer um projeto de implementação de TI falhar. Ideias impulsivas devem ser evitadas, afinal, todo projeto bem-sucedido é produto do bom mapeamento de ideias e do planejamento estratégico.
De qualquer forma, existem várias maneiras de um projeto naufragar: falta de dinheiro, de tempo, requisitos incompletos, falta de recursos e não participação do usuário no momento que o projeto está sendo discutido. Então, como fazer para que tudo dê certo?
Participação do usuário
Contar com a opinião do usuário é essencial durante a discussão de um novo projeto de TI e para que os objetivos sejam alcançados. Dessa forma também se evita a criação de expectativas irreais em relação aos resultados. Com a participação ativa dos usuários, é possível entender suas reais necessidades e dificuldades e, dessa forma, atendê-los efetivamente. Isso não quer dizer que todas as solicitações do usuário serão implementadas, mas cabe ao gerente de projetos comunicar de forma transparente quais demandas podem ser atendidas e em quanto tempo.
A melhor equipe
Muitos projetos falham pela escassez de recursos humanos, ou quando a equipe não conta com as habilidades necessárias para a realização, o que gera atrasos ou, até mesmo, seu cancelamento. Ou seja, além de uma equipe com o tamanho correto, é preciso ter as pessoas certas para a realização do trabalho. Para a implementação de um projeto de TI no setor de Compras, uma equipe pequena pode ser a ideal: um gerente de projetos, um profissional sênior de Compras com poder de decisão e conhecimento de processos, um usuário que tenha conhecimentos básicos em TI e, claro, um especialista em TI.
Resultados
Manter o foco nos resultados pode ser o melhor caminho para entregar um projeto de TI que atenda as expectativas dos usuários e, também, garanta compatibilidade, segurança e conformidade. Se prender aos processos ou à política de negócios da empresa pode travar o desenvolvimento e impedir que os benefícios dessa implementação apareçam.
Investir na transformação tecnológica do setor de Compras não se restringe a adaptar uma solução a processos já existentes e muitas vezes defasados. Essa nova solução precisa, claro, atender aos anseios dos usuários, mas também deve atualizar processos – e até eliminar os que se mostram redundantes e ineficientes.
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