Saiba tudo sobre como funciona o ciclo de compras

Para algumas pessoas, os processos de compras podem parecer extremamente complexos, principalmente para quem nunca se envolveu com a área. Embora existam vários processos e análises, o setor de compras pode não ser tão complicado como parece. Obviamente, a área conta com processos dinâmicos, mas tem seu trabalho facilitado pela tecnologia, que desempenha um papel importante em todas as etapas.

Basicamente, o setor adquire produtos para suprir as necessidades de uma empresa, mas também pode fazer compras de itens para que se tornem ativos que podem ser, eventualmente, monetizados pela empresa.

Compreendendo o ciclo de compras
Compras não acontecem de “uma só vez”. Há diversas etapas que devem ser seguidas e acompanhadas para otimizar a aquisição dos recursos necessários para os negócios da empresa. Esses processos, normalmente, apresentam uma estrutura cíclica.

Não há um ciclo padronizado de compras, são muitos os modelos implementados pelas empresas, mas há alguns princípios que ajudam a entender e estabelecer as bases para um método eficaz:

  • Planejamento de compras
    O primeiro passo é identificar a necessidade da empresa e para entender como o produto a ser adquirido pode resolver essa lacuna. Por exemplo, qual é a natureza do item, qual empresa o vende e onde encontrá-lo? É algo personalizado para um determinado processo ou um item organizacional? Algumas perguntas vão ajudar a entender o que e como comprar.
  • Definição de requisitos
    A definição de requisitos acontece quanto o cliente, um especialista técnico e o usuário final se reúnem para discutirem as necessidades e os motivos para sua a compra. Basicamente, essa fase resulta em um documento descrevendo o que comprar, documento que é enviado para os fornecedores discriminando o produto e sua necessidade. Quando o requisito é mal definido, pode resultar em propostas e soluções que não atendam às necessidades da empresa.
  • Licitação ou fornecimento
    Nesta fase, os fornecedores em potencial revisam, analisam e respondem à proposta da empresa com uma cotação. Discutem-se custos, prazos, garantias e restrições.
  • Avaliação e seleção do fornecedor
    Encontradas opções de fornecedores, eles são avaliados de acordo com os critérios estipulados pela empresa para o fornecimento dos produtos. Nesse ponto, os fornecedores descrevem como irão fornecer os produtos para a empresa, com os prazos, garantias e custos já discutidos na etapa anterior.
  • Adjudicação de contrato
    Analisadas as propostas e escolhidos os fornecedores, o passo seguinte é a adjudicação do contrato, quando a compra é realmente efetuada.
  • Gestão de contratos
    Depois de fechado o contrato, é preciso gerenciá-lo a fim de garantir que o que foi acertado seja cumprido, os itens sejam entregues no prazo ou os serviços sejam prestados. Um contrato bem escrito aborda todos os eventos em potencial que podem acontecer durante sua vigência e traz todas as respostas. Se mal escrito, falhas podem ocorrer durante seu tempo em vigor. É muito importante que os profissionais de compras pensem no gerenciamento do contrato durante as fases de planejamento e adjudicação.

 

  • Planejamento de compras
    O ciclo recomeça…

 

É importante entender que esses processos são flexíveis e podem variar de empresa para empresa.  Cada uma tem padrões e procedimentos únicos que refletem sua cultura e área de atuação.

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